升级管理执行力(七)

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  ⑥合理分派任务,善于授权
我们对下属和员工要善于授权,但不推卸责任。这包括两层含义:一是把不必由自己亲自处理的事交给他人来做;二是针对员工的个性和能力,合理安排他们的工作岗位,给予他们充分的权力。管理人员的合理授权,不仅对自己控制时间很有帮助,也有助于服务人员的正常流动。中层管理培训但我们必须制定行为标准,以便下属为完成任务有章可循,同时,还必须有明确的工作计划和行为规范,把工作铺开,让下属明确我们的意图并积极改进工作,提高工作效率。我们在分派任务时,应当对任务进行分类:第一类,是必须由我们亲自处理的事;第二类是可立即授权别人干的事;第三类是什么人能更胜任或完成得更好的事。

  ⑦消除工作中的干扰
留住顾客和业务扩张往往是我们工作的焦点,可是,对我们来说,在这个焦点上的实际努力,往往会被每天的许多“危机”所干扰。就时间管理而言,有四种类型的干扰最危险:电话、会议、不速之客和文书工作的处理。
A.电话干扰的处理。据调查,大多数公司的领导每天要花掉1-2小时来听电话。为防止这种时间浪费。我们应当训练的助手或前台,教给他们经验,让他们对电话进行筛选,分辨来电的重要性。

  B.对会议的安排处理。会议有正式的和非正式的,往往一个会议又会衍生出许多的会议。据研究,大多数的管理人员每天大约要花去47分钟在开会上。因此,明智的管理者应当学会安排会议,制订工作议程安排,用制度的方式来设置不同会议的时间(最长时间和最短时间)及单个项目的截止时间;对每一个会议都要事前做好合理的内容和时间上的安排。职业化培训确定例行会议、专题会议和临时会议的主题,控制会议节奏,并安排专门人员组织会议和明确下一次会议的时间、议题等。

  C.对于不速之客的造访,要尽量降低到我们的控制线以下,由助理人员对来访者进行筛选,合理安排与我们会谈的时间、地点和谈话主题。我们应当努力控制工作中的接待时间和人数,有技巧、艺术性地处理与来访者的关系,绝不能闲聊。有些不必由自己亲自接待的客人可安排下属人员接待。
D.对文书工作的处理。如果我们出差,回来就可能有一大堆文件要我们花时间去分类和回复。其中,有的是日常文件报告,有的是专门趁我们不在时塞入的其他信函。对文书的处理,可采用3D方式:做,授权,处理掉。管理者在查阅文件时可将它归为三类:
第一类是要付诸行动来处理的,可由我们亲自处理或依靠有关人员来共同处理,这往往是公司较重要的文件;第二类是需要阅读、传阅或存档的文件,这往往是公司内部或外来的文件,我们就可责成相关部门或人员来处理;第三类是我们认为不必回复,没有价值的文件、信函等,可采取存档或扔掉等方式处理掉职业化培训。一日之计在于前一天晚上,晚上抽一点一点时间规划一下自己的时间安排,将会提高许多办事效率,在工作或生活上可能有一现象,就是少数的几桩事却成就了大部分的价值,如果我们能管理这少数的事,就掌握了大部分的效益。反之,如果不善管理,忙着处理百分之八十的事情,到头来可能发现这些效益不过只百分之二十而已。

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